Kick Off Meeting

Kick off meeting merupakan rapat awal proyek dengan tujuan untuk menyamakan presepsi  diantara semua pihak yang terkait dengan pelaksanaan proyek, menyangkut prosedur dan teknis pelaksanaan proyek Kick off Meeting bisa dianggap sebagai kesempatan untuk menyelaraskan nada (set the tone) dalam suatu proyek.

Sebelum suatu pertunjukan koor/paduan suara dimulai, dirijen atau pemimpin koor selalu menyamakan nada dasar (set the tone) terlebih dahulu, misalnya dengan menggunakan garpu tala.  Penyamaan nada dasar ini dimaksudkan agar semua komponen koor termasuk penyanyi-nya (sopran, mezosopran, alto, tenor, bariton dan bas) maupun pengiring-nya (organis, pianis atau lainnya) mempunyai referensi nada yang sama dalam menyanyi. Bayangkan bagaimana kalau setiap kelompok tersebut menggunakan nada dasar yang berbeda, seperti apa koor tersebut? Sama dengan dalam koor, pelaksanaan proyek juga perlu adanya proses set the tone ini, yaitu melalui Kick off meeting. Dalam Kick off meeting, semua hal yang berhubungan dengan tatacara pelaksanaan seperti prosedur komunikasi, perijinan, keselamatan kerja serta prosedure administrasi lainnya ditetapkan sebagai dasar bagi setiap komponen pelaksana proyek seperti pemilik proyek, pengelola proyek, kontraktor maupun sub-kontraktor untuk melaksanakan tugas dan perannya masing-masing. Sama seperti koor diatas, tanpa adanya dasar/presepsi yang sama, maka pelaksanaan proyek nantinya tidak akan berjalan dengan lancar.

Secara umum, maksud dilaksanakannya Kick off  meeting adalah: 

1) Untuk menyatakan bahwa proyek dimulai. 

2) Menyampaikan secara ringkas tujuan proyek  dan peran/tanggung jawab setiap pihak dalam pencapaian tujuan tersebut. 

3) Mengklarifikasi harapan setiap pihak yang berperan dalam proyek. 

4) Membentuk dan menumbuhkan komitmen bersama dalam menyukseskan proyek.

Jangka waktu yang diperlukan untuk Kick off meeting bervariasi dari hanya  beberapa jam saja sampai beberapa  hari, bergantung pada skala dan kompleksitas proyek.

Siapa saja yang hadir?  Paling tidak tim inti (core team) dari semua pihak harus hadir, baik itu pemilik proyek, pengelola proyek, kontraktor dan sub-kontraktornya.

Agenda. Agenda Kick off meeting juga bervariasi bergantung pada jenis, ukuran dan kompleksitas proyek. Akan tetapi, umumnya hal-hal yang dibahas minimal menyangkut: 

1) Garis besar tujuan proyek. 

2) Organisasi & Matriks Tanggung Jawab. 

3) Prosedur komunikasi.   

4) Prosedur Persetujuan/Approval. 

5) Time schedule. 

6) Laporan/Report. 

7) Perijinan. 

8). Prosedure Delivery material. 

9) Garis besar Aspek Teknis. 

10) Quality Plan.

Setelah Kick off meeting dilaksanakan, maka yang paling penting adalah masing-masing pihak harus memiliki komitmen untuk melaksanakannya sesuai perannya masing-masing. Nada dasar sudah didapat, selanjutnya masing-masing pihak harus menyelaraskan perannya dengan nada tersebut sehingga lagu yang berjudul “Proyek” bisa dilantunkan dengan merdu. Akhirnya  tepuk tangan meriah dari semua pihak (baca stakeholder) akan terdengar.